Om ervoor te zorgen dat Yuki automatisch brieven (herinneringen en aanmaningen) naar je klanten verstuurd moeten de volgende zaken geregeld zijn:

  • activeren van herinnering- en aanmaningsservice 
  • instellen van herinnering- en aanmaningsservice (o.a. vastleggen termijnen attendering, herinnering, aanmaning en ingebrekestelling) 
  • controleren en aanpassen teksten en herinnering lay-outs van brieven (herinnering of aanmaning)
  • blokkeren van automatisch versturen herinneringen en aanmaningen:
    • redenen blokkering van automatisch versturen herinneringen en aanmaningen
    • klant blokkeren voor ontvangst van automatische herinnering en aanmaning.
  • bekijken testrapport.


Elke dag controleert Yuki voor welke openstaande verkoopfacturen een brief verstuurd moet worden. Yuki selecteert vervolgens automatisch welke brief (herinnering of aanmaning) van toepassing is, maakt de brief aan en verstuurt deze per e-mail.


De volgende zaken worden dagelijks door Yuki gecontroleerd voordat een automatische herinnering of aanmaning wordt verstuurd:

  • Is de administratie voldoende bijgewerkt?
    • De bank mag niet ouder zijn dan 14 dagen
    • Alle betalingen van de klant dienen gematcht te zijn.
  • Heeft de klant een e-mailadres?
  • Is de klant geblokkeerd voor het ontvangen van automatisch verstuurde brieven?
  • Is de factuur te oud (ouder dan 90 dagen bij activeren Yuki service)?
  • Is er voor de factuur in de laatste 7 dagen al een handmatige of automatische herinnering of aanmaning verstuurd?
  • Staat de factuur in het overzicht 'Nog te incasseren', 'Onderweg' of 'Storno's'?
  • Is de factuur na de vervaldatum (post factum) aangemaakt?


Het resultaat van deze controle kan op elk moment worden bekeken in het testrapport.


Hieronder wordt beschreven door wie, wanneer en hoe het (test)rapport van de herinnering- en aanmaningsservice kan worden bekeken. 


Welke gebruiker kan het rapport wanneer bekijken?

Bij de Herinnering instellingen kun je aangeven welke gebruiker deze rapportage dagelijks of wekelijks per e-mail moet ontvangen. Deze gebruiker ontvangt het rapport ook als een mededeling in de Yuki Postbus én alle verzonden rapporten zijn ook terug te vinden in de ordner Verkoop op het tabblad Herinneringen.




Door te klikken op > voor een overzicht kun je deze bekijken:



Testrapport bekijken

Om de rapportage (testrapport) van vandaag te bekijken klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk. In het nu geopende scherm klik je op Herinnering instellingen en vervolgens op het tabblad Automatische herinneringen.

Linksonder in je scherm klik je op Bekijk het testrapport



Het volgende scherm wordt geopend:



Het rapport is onderverdeeld in vijf secties:

  • Totaaloverzicht:
    • totale aantal openstaande verkoopfacturen
    • totale aantal valide facturen
    • totale aantal valide herinneringen.
  • Oorzaken van niet-valide facturen (op basis van controledatum):
    • Te oud
    • In de laatste 7 dagen is er een handmatige of automatische herinnering of aanmaning verstuurd
    • In de lijst 'Te incasseren', 'Betalingen onderweg' of 'Storno'
    • Na vervaldatum (post factum) aangemaakt.
  • Oorzaken van niet verstuurde herinneringen:
    • Klant heeft geen e-mailadres
    • Klant is geblokkeerd voor het ontvangen van automatisch verstuurde brieven.
  • Herinneringen die verstuurd zullen worden
    Om een verkoopfactuur te bekijken en desgewenst te wijzigen klik je op > voor de desbetreffende factuur. 
  • Herinneringen die niet verstuurd zullen worden (gegroepeerd per oorzaak)
    Om een verkoopfactuur te bekijken en desgewenst te wijzigen klik je op > voor de desbetreffende factuur.

Selectiecriteria rapport



Knop 'Verversen'

Klik op deze knop wanneer je de controledatum hebt aangepast, de getoonde gegevens in het rapport zullen worden 'ververst'.


Controledatum

Voer hier de datum in van de uit te voeren controle.


Factuurdatum

Toon alle openstaande facturen met een factuurdatum in de geselecteerde maand, kwartaal, half jaar, jaar of alle jaren.  


Boekingen

Toon alleen de valide facturen, valide herinneringen of alle boekingen.


Criteria voor facturen

Toon alle facturen of alleen de niet-valide facturen met de geselecteerde oorzaak (criteria).


Criteria voor herinneringen

Toon alle herinneringen of alleen de niet verstuurde herinneringen met de geselecteerde oorzaak (criteria).


Wanneer er in de administratie openstaande facturen zijn die in aanmerking komen voor automatisch te versturen brieven maar die op basis van de huidige selectiecriteria niet worden getoond in het testrapport, verschijnt de volgende melding in je scherm:



De huidige selectiecriteria dien je, indien gewenst, aan te passen.