Om ervoor te zorgen dat Yuki automatisch brieven (herinneringen en aanmaningen) naar je klanten verstuurd moeten de volgende zaken geregeld zijn:

  • activeren van herinnering- en aanmaningsservice 
  • instellen van herinnering- en aanmaningsservice (o.a. vastleggen termijnen attendering, herinnering, aanmaning en ingebrekestelling) 
  • controleren en aanpassen teksten en herinnering lay-outs van brieven (herinnering of aanmaning)
  • blokkeren van automatisch versturen herinneringen en aanmaningen:
    • redenen blokkering van automatisch versturen herinneringen en aanmaningen
    • klant blokkeren voor ontvangst van automatische herinnering en aanmaning.
  • bekijken testrapport.


Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de instellingen van de herinnering- en aanmaningsservice zijn op één plaats in je domein samengebracht en gecategoriseerd.  


Open de instellingen van je domein door in de navigatiebalk te klikken op het icoon Instellingen.

Klik in het nu geopende scherm op Herinnering instellingen en vervolgens op het tabblad Automatische herinneringen.


Hieronder wordt beschreven hoe de herinnering- en aanmaningsservice wordt ingesteld.


Automatische herinneringen 

Op dit tabblad voer je een aantal instellingen in en leg je de termijnen vast voor herinneringen en aanmaningen die automatisch door Yuki worden verstuurd.



TIP!

De herinnering- en aanmaningsservice kan altijd worden stopgezet door te klikken op de knop Stop service.


Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan deze service stopzetten.


Instellingen


E-mail afkomstig van adres

Vul hier het e-mailadres in van waaruit de herinneringen en aanmaningen verstuurd moeten gaan worden. In de praktijk zal de klant soms willen reageren op de aanmaning door het versturen van een antwoord (reply) op de e-mail. Zorg er dus voor dat de mailbox van het e-mailadres regelmatig wordt geraadpleegd.


Minimumbedrag openstaand

Om te voorkomen dat er aanmaningen verstuurd worden voor te kleine bedragen kun je hier het minimumbedrag invullen.


Minimumpercentage openstaand

Om te voorkomen dat kleine betalingsverschillen leiden tot aanmaningen kun je ook een percentage opgeven. Als je bijvoorbeeld 2% invult zal voor een factuur van 1000 euro waarvan minder dan 20 euro nog betaald moet worden geen aanmaning worden verstuurd.


Rapportage wordt verstuurd

Geef aan of er een rapport moet worden verstuurd. Zo ja, moet dit rapport dagelijks of wekelijks worden verstuurd.


Rapportage versturen aan

Je wordt door Yuki op de hoogte gehouden van de brieven die verstuurd werden en voor welke facturen geen brieven verstuurd werden. Hier kun je aangeven naar welke gebruiker Yuki deze rapportage moet sturen.


Termijnen

Per factuur worden maximaal vier brieven (per e-mail) verstuurd:

  • 1 - Attendering
    Deze wordt standaard 3 dagen voor de vervaldatum van de factuur verstuurd. Doel is de factuur nogmaals onder de aandacht van de klant te brengen en aan te geven dat de vervaldatum binnenkort verstrijkt.
    Het versturen van een attendering kan worden uitgeschakeld.
  • 2 - Herinnering
    Deze wordt standaard 10 dagen na de vervaldatum verstuurd.
  • 3 - Aanmaning
    Deze wordt standaard 30 dagen na de vervaldatum verstuurd.
  • 4 - Ingebrekestelling
    Deze wordt standaard 45 dagen na de vervaldatum verstuurd.


Het aantal dagen van een termijn kan handmatig worden aangepast.


Heeft de klant na 60 dagen nog steeds niet betaald dan is het raadzaam de vordering over te dragen aan een incassobureau!