Om herinneringen of aanmaningen per e-mail te kunnen versturen moet je eerst de instellingen voor herinneringen controleren en, indien nodig, bijwerken.

Wijzig indien nodig de verzendwijze en/of de standaardopmaak van één van de vier standaard herinneringen: attendering, herinnering, aanmaning en ingebrekestelling.


TIP!

Controleer bij het versturen van een herinnering of een aanmaning per e-mail altijd even of de inloggegevens (gebruikersnaam of wachtwoord) die toegang geven tot de SMTP server (die de e-mail afhandelt) correct zijn. Wanneer dit niet het geval is verschijnt mogelijk de volgende foutmelding: " Check your username and/or password.535 5.7.8 Error: authentication failed: authentication failure ]" .

Deze melding verschijnt ook wanneer je gebruikt maakt van twee-staps authenticatie. Dit wordt vanuit Yuki niet ondersteund bij het versturen van e-mail. In dat geval moeten de mailserver instellingen leeg worden gemaakt zodat de mails door de server van Yuki worden afgehandeld.


Voordat je de herinneringen of aanmaningen verstuurd:

  • wijzig je, indien gewenst, het herinneringsniveau
  • selecteer je de juiste herinnering lay-out


Open de module Verkoop, klik links in je scherm op Verkoopfacturen en selecteer vervolgens de werklijst Te herinneren facturen.



Het volgende scherm wordt geopend:



Selecteer één of meer facturen waarvoor je een herinnering of aanmaning wilt gaan versturen en klik op de knop Herinneren.


Voordat je de herinneringen of aanmaningen verstuurd is het nog mogelijk om het herinneringsniveau te wijzigen.


Herinneringsniveau wijzigen

Om desgewenst het herinneringsniveau van de geselecteerde facturen te wijzigen, klik je op de knop Wijzig herinneringsniveau.


Het volgende scherm wordt geopend:



Voor te versturen herinneringen zijn er zes verschillende herinneringsniveaus beschikbaar: 

  • geen herinnering (0)
  • attendering (1)
  • herinnering (2)
  • aanmaning (3)
  • ingebrekestelling (4)
  • bij incassobureau (5)
  • bij gerechtsdeurwaarder (6).


Selecteer het juiste herinneringsniveau voor de geselecteerde facturen en klik vervolgens op de knop Wijzig niveau.


LET OP!

De instellingen voor de herinneringen worden hierdoor niet gewijzigd.


Herinnering lay-out selecteren

Om de herinneringen of aanmaningen daadwerkelijk te versturen klim je op de knop Herinneren.


Het volgende scherm wordt geopend:



Selecteer één van de vier standaard herinnering lay-outs en klik vervolgens op de knop Verstuur herinneringen.

Voor de geselecteerde facturen zullen nu herinneringen of aanmaningen worden verstuurd.


In het geval de herinneringen of aanmaningen niet verstuurd kunnen worden. verschijnen één of meer van de volgende berichten:

  • Factuur is een creditnota
  • Klant heeft geen e-mailadres
  • E-mailadres klant niet gevalideerd.