In bepaalde situaties ben je verplicht een factuur uit te reiken. Geldt deze verplichting voor jou? Dan vermeld je op jouw facturen altijd de volgende basisgegevens:

  • je volledige naam en die van jouw afnemer
    Je vermeld de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
  • je volledige adres en dat van jouw afnemer
    Je vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
  • je btw-nummer
    Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
  • je KvK-nummer
  • de datum waarop de factuur is uitgereikt
  • een opeenvolgend nummer
  • de aard van de goederen of diensten die je hebt geleverd
  • de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die je hebt geleverd
  • de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
  • het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
    Lever je prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
  • het btw-tarief dat je in rekening brengt
  • het btw-bedrag.


In sommige situaties gelden aangepaste regels voor facturen.


Wie zijn verplicht te factureren?


Je maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn (ook buitenlandse), stuur je een factuur. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: verenigingen en stichtingen.


Goederen en diensten aan particulieren


Verkoop je goederen of diensten aan particulieren? Dan ben je niet verplicht een factuur uit te reiken, met uitzondering van de volgende situaties:

  • Je bent een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van) tandtechnische werken en ten minste 80% van jouw afnemers is ondernemer.
  • Je levert een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land.
  • Jouw levering is een afstandsverkoop.


Welke ondernemers hoeven niet aan alle factuureisen te voldoen?


De volgende ondernemers hoeven geen facturen te maken die aan alle eisen voldoen:

  • ondernemers in taxivervoer en openbaar vervoer
  • ondernemers in de horeca
  • ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren
    Ben je gedeeltelijk vrijgesteld, dan moet je voor de belaste goederen of diensten wel factureren.
  • ondernemers die vallen onder de landbouwregeling of de veehandelregeling
  • ondernemers die hebben afgesproken dat de afnemer de factuur maakt (bijvoorbeeld bij veilingen)
    Zie hiervoor Factuur uitgereikt door afnemer.


LET OP!

Bij een intracommunautaire levering moet je altijd een factuur uitreiken. 


Is er sprake van een vooruitbetaling in verband met een intracommunautaire levering?
Dan hoef je daarvoor geen factuur uit te reiken.


Je facturen bewaren


Alle facturen die je verstuurt of ontvangt, bewaar je in jouw administratie. Dat is verplicht, want wij moeten uw administratie kunnen controleren. Je bewaart de facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen druk je dus niet af, maar sla je digitaal op. Je bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaar je 10 jaar.


LET OP!

Bij de volgende diensten geldt een bewaartermijn van 10 jaar:

  • elektronische diensten
  • telecommunicatiediensten
  • radio- en televisieomroepdiensten.


Wat deze diensten inhouden, leest u bij Digitale diensten.


Bewaarplicht van facturen en bonnetjes die zijn gescand


Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn  van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Je kunt dit nalezen in de brochure 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht'.

Als je aan de voorwaarden voldoet, hoeft je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.