Wanneer je bij de Verkoop instellingen hebt aangegeven dat alle verkoopfacturen per e-mail moeten worden verzonden, wordt de factuur verwerkt in je administratie in Yuki en vervolgens per e-mail verstuurd.

Ook een verkoopfactuur die je apart verwerkt kun je per e-mail versturen.


Om de ingestelde verzendmethode van je verkoopfacturen te controleren en/of te wijzigen klik je in de navigatiebalk op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Verkoop instellingen. Onder Factuuraflevering vind je in het veld Verzendmethode de ingestelde verzendmethode.


TIP!

Controleer bij het versturen van facturen per e-mail altijd even of de inloggegevens (gebruikersnaam of wachtwoord) die toegang geven tot de SMTP server (die de e-mail afhandelt) correct zijn. Wanneer dit niet het geval is verschijnt mogelijk de volgende foutmelding: " Check your username and/or password.535 5.7.8 Error: authentication failed: authentication failure ]" .

Deze melding verschijnt ook wanneer je gebruikt maakt van twee-staps authenticatie. Dit wordt vanuit Yuki niet ondersteund bij het versturen van e-mail. In dat geval moeten de mailserver instellingen leeg worden gemaakt zodat de mails door de server van Yuki worden afgehandeld.


Beweeg met je muis boven het icoon Verkoop in de navigatiebalk, klik op Facturen en selecteer vervolgens in het nu geopende scherm de werklijst Te verzenden facturen.

Open vervolgens de verkoopfactuur die je apart wilt verwerken door te klikken op de omschrijving van de desbetreffende verkoopfactuur.

Klik in de nu geopende verkoopfactuur op de knop Klaar om te verwerken om de factuur apart te verwerken.



Het volgende scherm wordt geopend:



In het veld E-mailadres wordt het e-mailadres getoond dat al is ingevoerd bij de klant:

  • als dit e-mailadres van het type 'Werk' is en je voert hier een nieuw e-mailadres in dan wordt het nieuwe e-mailadres aan de relatiekaart toegevoegd als e-mailadres van het type 'Factuur'.
  • als dit e-mailadres van het type 'Factuur' is en je voert hier een nieuw e-mailadres in dan wordt het getoonde (oude) e-mailadres op de relatiekaart vervangen door het nieuwe e-mailadres.


Is er geen e-mailadres ingevoerd bij de klant dan wordt het nieuwe e-mailadres bewaard als type 'Factuur'.


Klik op de knop Schermvoorbeeld om te controleren of de factuur er correct uitziet. Selecteer desgewenst een andere factuurlay-out.



Vanuit dit schermvoorbeeld kan de verkoopfactuur worden afgedrukt of gedownload door te klikken op de iconen Afdrukken of Downloaden.


Klik op de knop Verwerken om de aparte verkoopfactuur daadwerkelijk te verwerken in de financiële administratie en per e-mail naar je klant te versturen.


De klant ontvangt een e-mail met de verkoopfactuur als bijlage in PDF- en XML-formaat.