Wanneer je bij de Verkoop instellingen hebt aangegeven dat alle verkoopfacturen per e-mail of waar mogelijk per e-mail moeten worden verzonden en je meerdere facturen tegelijkertijd verwerkt, worden ze automatisch per e-mail naar je klant verstuurd (mits deze een e-mailadres heeft) en vervolgens verwerkt in je administratie in Yuki. 


Om de ingestelde verzendmethode van je verkoopfacturen te controleren en/of te wijzigen klik je in de navigatiebalk op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Verkoop instellingen. Onder Factuuraflevering vind je in het veld Verzendmethode de ingestelde verzendmethode. 


De begeleidende tekst die met de e-mail wordt verstuurd, kan worden aangepast bij de factuurlay-out.


TIP!

Controleer bij het versturen van facturen per e-mail altijd even of de inloggegevens (gebruikersnaam of wachtwoord) die toegang geven tot de SMTP server (die de e-mail afhandelt) correct zijn. Wanneer dit niet het geval is verschijnt mogelijk de volgende foutmelding: " Check your username and/or password.535 5.7.8 Error: authentication failed: authentication failure ]".

Deze melding verschijnt ook wanneer je gebruikt maakt van twee-staps authenticatie. Dit wordt vanuit Yuki niet ondersteund bij het versturen van e-mail. In dat geval moeten de mailserver instellingen leeg worden gemaakt zodat de mails door de server van Yuki worden afgehandeld.


Beweeg met je muis boven het icoon Verkoop in de navigatiebalk, klik op Facturen en selecteer vervolgens in het nu geopende scherm de werklijst Te verzenden facturen.   




TIP!

Om te controleren of bij alle klanten de verzendwijze E-mail is ingevuld en het e-mailadres correct is, voeg je aan deze werklijst respectievelijk de kolommen Verzendwijze en E-mail toe door te klikken op de knop Kolom selectie.


Selecteer alle verkoopfacturen die je per e-mail wilt versturen naar je klanten. 


Door te klikken op het selectievak voor de kolomkop Relatie worden door Yuki standaard 50 te verzenden verkoopfacturen geselecteerd. Is het aantal verkoopfacturen dat je wilt versturen hoger dan 50 dan selecteer je alle te verzenden verkoopfacturen door te klikken op Alles selecteren (aantal).



Je maakt de selectie van alle te verzenden verkoopfacturen ongedaan door te klikken op Selecteer niet alles van de server.



Klik op de knop Verwerken om de verkoopfacturen te verwerken in de administratie en per e-mail te versturen naar je klanten.


Het volgende scherm wordt geopend:



 Je hebt eerst nog de mogelijkheid om enkele instellingen van de facturen te controleren en/of te wijzigen voordat je ze verwerkt:

  • Het getoonde volgende factuurnummer is vastgelegd bij de Verkoop instellingen. Daar kan het desgewenst ook worden gewijzigd.
  • De getoonde factuurlay-out is vastgelegd bij de Verkoop instellingen.  Selecteer hier desgewenst een andere factuurlay-out.
  • De getoonde factuurdatum is altijd de datum van vandaag. Selecteer hier desgewenst een andere factuurdatum.


Klik op de knop Schermvoorbeeld om te controleren of de facturen er correct uitzien. Selecteer desgewenst een andere factuurlay-out.



Vanuit dit schermvoorbeeld kunnen alle verkoopfacturen worden afgedrukt of gedownload door te klikken op de iconen Afdrukken of Downloaden.


Klik op de knop Verwerken om de  verkoopfacturen te verwerken in de administratie en daadwerkelijk te versturen per e-mail.


De klant ontvangt een e-mail met de verkoopfactuur als bijlage in PDF- en XML-formaat.