In Yuki is het mogelijk om via e-mail je verkoopfacturen naar je klanten te versturen. 


Om ervoor te zorgen dat je klanten zien dat de factuur van jou afkomstig is, dien je in het veld E-mail afkomstig van adres het e-mailadres op te geven van waaruit de facturen verstuurd worden.


Daarna moet je vastleggen via welke mailserver de verkoopfacturen verstuurd moeten worden:

  • Via de 'virtuele' mailserver van Yuki
  • Vanuit je eigen mailserver (gegevens verkregen van je e-mail provider).


Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de instellingen van de mailserver zijn op één plaats in je domein samengebracht en gecategoriseerd.


Open de instellingen van je domein door in de navigatiebalk te klikken op het icoon Instellingen, klik in het nu geopende scherm op Verkoopinstellingen en scroll vervolgens naar Factuuraflevering.



Klik vervolgens op de knop Open mailserver instellingen.


Facturen versturen via 'virtuele' Yuki mailserver

in het veld E-mail afkomstig van adres vul je het e-mailadres in waar vanuit je je facturen en herinneringen wilt versturen. De velden bij Mailserver instellingen laat je vervolgens leeg.


Na het invoeren van het e-mailadres ontvang je op het desbetreffende adres een e-mail van Yuki om je account te bevestigen. Na het bevestigen van deze e-mail kun je facturen vanuit Yuki verzenden.


De ontvanger zal een e-mail met de factuur ontvangen afkomstig van het desbetreffende e-mailadres.

Als de ontvanger de e-mail eventueel beantwoord zal deze ook op dit e-mailadres ontvangen worden. 


OPMERKING!

Het kan voorkomen dat een ontvangende partij gebruik maakt van een bepaald soort 'spam' filter (SPF Record Check). Hierdoor zou de verstuurde e-mail in een spam box terecht kunnen komen of helemaal niet bezorgd kunnen worden. 

Als je gebruik maakt van je eigen mailserver is de kans hierop kleiner. Om dit probleem te voorkomen kan op de eigen mailserver ook het correcte SPF record toegevoegd worden. De inhoud van het SPF record is yukiworks.nl. De manier waarop dit SPF record moet worden toegevoegd is voor elke mailserver anders, raadzaam is om hierover contact op te nemen met de systeembeheerder.


Facturen versturen via je eigen mailserver

Je kunt je facturen natuurlijk ook via je eigen e-mailserver versturen. Hierdoor wordt de kans kleiner dat de e-mail in de 'spam' box terecht komt of niet wordt bezorgd.


Bijna alle eigen e-mailservers (SMTP servers) werken met één van de twee volgende combinaties:

  • Poort 465 + SSL
  • Poort 587 + STARTTLS.

   

Om de instellingen van je eigen mailserver vast te leggen voer je je eigen e-mailadres in (veld E-mail afkomstig van adres) en klik je vervolgens op de knop Open mailserver instellingen.


Het volgende scherm wordt geopend:



Belangrijk is dat je alle velden juist instelt, de benodigde gegevens krijg je van je eigen e-mailprovider.


Gmail account

Als je gebruik maakt van een Gmail account dien je de volgende instellingen vast te leggen:



LET OP!

Er kunnen twee verschillende poorten worden gebruik wanneer je de Gmail SMTP server gebruikt:

  • Maak je gebruik van poort 465 dan moet je ervoor zorgen dat bij Encryptie de optie SSL is geselecteerd.
  • Maak je gebruik van poort 587 dan moet je ervoor zorgen dat bij Encryptie de optie STARTTLS is geselecteerd.

Microsoft Office 365 Outlook account

Als je gebruik maakt van een Microsoft Office 365 Outlook account dien je de volgende instellingen vast te leggen: