Waarom gebruiken?

De Yuki aanmaningen service is een extra service die Yuki gebruikers helpt om sneller het geld van hun klanten te ontvangen en minder discussies met klanten over de facturen te hebben. Uitgangspunt daarbij is het behoud van de goede klantrelatie.

Door een zorgvuldig en goed getimed proces van herinneringsbrieven (per email) wordt de factuur regelmatig onder de aandacht van de klant gebracht. Dat voorkomt opmerkingen als "Ik heb de factuur nooit ontvangen" of "ja maar de factuur klopt niet".

Het proces van herinneren en aanmanen bestaat uit 4 stappen:

Bevestiging van verstuurde factuur (3 dagen voor vervaldatum)
Een mail om aan te kondigen dat de betaaltermijn binnenkort vervalt en om even te vragen of de factuur ook goed ontvangen is en er geen vragen zijn.

Eerste herinnering dat de betaaltermijn verstreken is (10 dagen na vervaldatum)
Een mail waarin nogmaals vriendelijk aandacht wordt gevraagd voor de factuur.

Eerste aanmaning (30 dagen na vervaldatum)
Brief waarin wordt aangegeven dat de factuur, na eerdere herinnering, nog steeds niet is betaald.

Ingebrekestelling (45 dagen na vervaldatum)
Aankondiging dat als betaling niet binnen 5 dagen volgt, de vordering aan een incassobureau zal worden overgedragen en dat dit kosten voor de klant met zich mee zal brengen.

Het incassotraject valt nu nog buiten de service van Yuki en kan met een incassobureau naar keuze worden opgestart. Yuki kan je daar ook in adviseren. In de nabij toekomst hoopt Yuki ook deze service toe te kunnen voegen.

De eerste herinnering per factuur is gratis. Voor elke volgende brief rekent Yuki 1 transactie aan.


Hoe het werkt?

Elke dag controleert Yuki voor welke openstaande facturen een brief verstuurd moet worden. Yuki selecteert automatisch welke brief van toepassing is, maakt de brief aan en verstuurt deze per e-mail.

Om te voorkomen dat er onterecht aanmaningen verstuurd worden, controleert Yuki eerst of de boekhouding voldoende bijgewerkt is:

De bank mag niet ouder zijn dan 14 dagen. Dit om te voorkomen dat de klant al betaald heeft maar de administratie van de bank nog niet is bijgewerkt. Dus voor een goed werkende Yuki service is het raadzaam minimaal elke twee weken de bank te uploaden. Nog beter is het om een betaalrekening te openen bij een bank waarvan de transacties automatisch elke dag in Yuki ingelezen kunnen worden, waar Yuki dus een koppeling mee heeft.

 

Alle betalingen van de klant dienen gematched te zijn. Om te voorkomen dat er onterecht een aanmaning wordt verstuurd, verstuurt Yuki geen herinneringen zolang er ongematchte betalingen zijn van die klant.


LET OP: de openstaande posten die via een
Memoriaalboekingen zijn aangemaakt voor bijvoorbeeld de beginbalans lopen niet mee in de aanmaningenprocedure!


Blokkeren van klanten voor aanmaningen

Als je bepaalde klanten uit wil sluiten van het aanmaningenproces dan kun je het versturen van brieven blokkeren. Dat doe je door op de adreskaart van de klant (in de tab Extra) het hokje "Blokkeren voor aanmaningen" aan te vinken.