Het is in Yuki mogelijk om vanaf dag 1 de bank tussen de 90 en 100% te kunnen automatiseren. Dat vraagt natuurlijk om toelichting.

Zodra de bank geïmporteerd wordt in Yuki komen er “te verwerken banktransacties” in beeld in de backoffice. Ga verder en klik op het pijltje voor een bankregel om in een transactie uit te komen:

 

In beginsel zal een banktransactie altijd op rekening onbekend geplaatst worden totdat de backoffice hem toewijst. Het is nu belangrijk om altijd voor “Nieuwe herkenningsregel” te kiezen wil Yuki bankmutaties automatisch kunnen boeken. Als wordt gekozen voor “Splitsen” of “Acties” betekent het, dat het eenmalige acties zijn en dat de betreffende bankregel de volgende keer weer in de backoffice workflow naar voren komt.

Als gekozen wordt voor “Nieuwe herkenningsregel” komt een scherm in beeld waar allereerst de criteria gekozen moet worden:

 

Dat is feitelijk de zoekterm die Yuki gebruikt om een banktransactie te herkennen. Bij een volgende stap wordt pas aangegeven waar Yuki deze transactie heen moet boeken.

Een aantal tips die hierbij horen:

  1. Er is geen unieker kenmerk dan een tegenrekening. Als deze aanwezig is, vul dan geen andere gegevens in, dat verkleint het criteria waardoor Yuki wellicht minder vaak wat kan vinden. “Naam tegenrekening” hoeft in feite dus nooit gebruikt te worden omdat een tegenrekening al uniek genoeg is.

  2. Als er geen tegenrekening aanwezig is (pinbetaling bijvoorbeeld) dient een uniek kenmerk te worden ingevuld bij “Omschrijving bevat” . Bij onderstaande transactie is dat “CCV*YUME”.

     

  3. Let op bij “Omschrijving bevat”. De term ING komt voor in Belasting, de term Esso komt voor in Nespresso, Ns (NS Spoorwegen) komt voor in dienst. Wees kritisch op de te kiezen omschrijving.

  4. Er kan gekozen worden om aan te geven of het alleen bij of af transacties zijn. Kies deze optie alleen wanneer bekend is wanneer een leverancier evenwel een debiteur is. Anders is het zonde aangezien creditbedragen ook naar dezelfde leverancier geboekt mogen worden.

Als de criteria gekozen is moet gekozen worden hoe Yuki de banktransacte verwerkt, met andere woorden: op welk grootboek.

 

Wees ervan bewust dat je een banktransactie aan het koppelen bent en niet een factuur. Een bekende fout is dat iemand wil boeken op de kosten terwijl je de banktransactie juist aan de factuur wilt koppelen. De inhoud van de factuur gaat naar de kosten (met btw) en de betaling gaat naar de crediteuren aldaar om te matchen met de factuur.

De hoofdregel is derhalve: alle afschrijvingen naar de crediteuren en alle bijschrijvingen naar de debiteuren.

Mocht er geen factuur aanwezig zijn, dan zal deze betaling zich tonen in het aandachtslijstje van de klant in de Postbus waarmee de ondernemer een seintje krijgt deze factuur in te sturen.

Natuurlijk kunnen er uitzonderingen gemaakt worden.

Als alles goed is ingevuld kan de herkenningsregel opgeslagen worden (kies voor bewaren). Als het criteria vervolgens goed is gekozen toont zich het volgende na het opslaan:

 

Als dit op “rekening onbekend” blijft staan is er een verkeerd criteria gekozen.

Ten slotte is het van belang nooit het vinkje bij “Afhandelen als regel is toegepast” uit te zetten. Dit betekent dat Yuki altijd de banktransactie in de workflow laat zien zonder hem direct te boeken. Bij het kiezen van een nieuwe herkenningsregel wordt deze optie tot het uitzetten niet eens getoond.

Let op, voor een goede werking in Yuki is het verstandig eerst facturen te hebben ingelezen voordat de bank wordt geïmporteerd. Dit geldt alleen voor de eerste keer dat de bank en facturen worden verwerkt.