Yuki herkent bij aangeleverde documenten automatisch diverse gegevens door gebruik te maken van OCR.

OCR staat voor optical character recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning; het uitlezen van tekst uit een afbeelding.


Op basis van deze gegevens wordt onder andere het document type en de relatie van een document bepaald. Dit levert niet altijd het gewenste resultaat op.

Om de automatische verwerkingsgraad verder te verbeteren is het mogelijk lokale OCR herkenningsregels aan te maken.


OCR gegevens openen


De OCR gegevens kunnen worden getoond indien het desbetreffende document wordt geopend en in de rechter bovenhoek wordt gekozen voor OCR details.


De getoonde gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt als criteria voor de OCR herkenningsregel.


OCR Herkenningsregel aanmaken


Lokale OCR herkenningsregels kunnen worden aangemaakt op de volgende locatie: 

  • Bij het document (zie afbeelding hierboven) --> OCR Matching rules
  • Archief > Herkenningsregels



Indien de gevonden OCR gegevens overeenkomen met de ingevoerde OCR data in de herkenningsregel zal het gekozen resultaat worden toegepast.

Het in te voeren resultaat beperkt zich tot het toewijzen van het document type en de relatie (contact).


De invoerde velden worden als en-en criteria toegepast. Het invoeren van meerdere criteria zal de hoeveelheid documenten waarop de OCR regel op toegepast resultaten uit de herkenningsregel verkleinen.


Criteria


OCR data 1 / 2 / 3

In de OCR data velden kunnen critieria ingevoerd worden waarmee bepaald wordt of het document in aanmerking komt voor de herkenningsregel.
Gebruik de gehele regel van de gevonden data in de OCR details. Dus geen gegevens weg laten die in de gehele regel worden gevonden.


KvK-nummer
In dit veld is het mogelijk een KvK-nummer als criteria mee te geven.


Btw-nummer
In dit veld is het mogelijk een btw-nummer als criteria mee te geven.


Website
In dit veld is het mogelijk een website als criteria mee te geven.


IBAN
In dit veld is het mogelijk een IBAN als criteria mee te geven.


Prioriteit
Door de prioriteit in te stellen is het mogelijk bepaalde herkenningsregels voorrang te geven op andere herkenningsregels. Bijvoorbeeld als er gebruik wordt gemaakt van meerdere herkenningsregels met gedeeltelijk dezelfde data criteria.


Resultaat


Documentype
Er moet één van de 6 documenttypen gekozen worden als resultaat van de herkenningsregel. De beschikbare documenttypen zijn:
•Inkoopfactuur
•Verkoopfactuur
•Bankafschrift
•Salarisstrook
•Aangifte loonheffing
•Declaratie


Contact
Als contact kan een een relatie worden ingevoerd. Het document zal dan gekoppeld worden aan de ingevoerde relatie.


Tip


Als verkoopfacturen niet worden herkend als verkoopfactuur dan is het aan te raden om een OCR herkenningsregel aan te maken met algemene gegeven die op elke verkoopfactuur aanwezig zijn.

Bijvoorbeeld de standaard betalingsvoorwaarden en het eigen bankrekeningnummer dat op de factuur vermeld staat.

Vervolgens geeft u de OCR herkenningsregel de laagste prioriteit zodat specifieke herkenningsregels niet beïnvloed worden.

Ten slotte selecteert u het documenttype 'verkoopfactuur' en voert u geen relatie in.

Yuki zal vervolgens het document als verkoopfactuur markeren en de gevonden klantgegevens invoeren indien dit mogelijk is.