Inrichting Yuki factuur

 

Voordat de verkoopmodule gereed is voor gebruik dienen er een aantal dingen eenmalig worden ingeregeld:

 

1. Factuurinstellingen

2. Verkoopartikelen

3. Relaties

4. Instellen herinneringen


1. Factuurinstellingen


Tabblad instellingen

Kies bij dit tabblad de startwaarden zoals het volgende factuurnummer, de prefix die eventueel voor een factuurnummer getoond moet worden zoals “Y”-1 en het betalingstermijn dat de klant hanteert.

 

Bij e-mail afkomstig van vul je het adres van de klant in. Debiteuren krijgen dit e-mailadres te zien als afzender van de verkoopfactuur en kunnen hier op replyen.

 

Bij het e-mailadres voor kopieën vul je tevens het adres van de klant in. Yuki stuurt dan een kopie van de factuur in de CC naar het adres van de klant waarmee indirect een verzendbewijs wordt afgegeven. In de CC mail die de klant ontvangt kan hij zien naar welk e-mailadres de factuur is verzonden. Het voordeel hiervan is dat bij een eventuele discussie over het niet ontvangen van een factuur deze e-mail als bewijs getoond kan worden. Binnen Yuki bestaat de mogelijkheid terug te kijken naar wie welke factuur is verzonden maar sommige klanten vinden het fijn om de factuur CC in de mail te ontvangen.

 

Tabblad Lay-outs

Hier maken we de lay-out van de factuur aan. Standaard staat hier een default lay-out. Klik deze aan. Via het wijzigingsicoontje (wit icoontje met een potloodje) kan je alle instellingen naar wens aanpassen.

 

Onderin staan 2 vakken: factuur voettekst en pagina voettekst. Wanneer de pagina voettekst leeg wordt gelaten zal Yuki de stamgegevens van de administratie overnemen zoals adres, KVK, btw en banknummer (indien deze laatste reeds is aangemaakt in de boekhouding).

 

De mail tekst spreekt waarschijnlijk voor zich, de tekst die hier ingevuld staat wordt verzonden wanneer via Yuki digitaal wordt gefactureerd.

 

Nadat je klaar bent met aanpassen klik je op het blauwe floppy icoon om de lay-out op te slaan. Je krijgt dan de optie “Schermvoorbeeld” in de grijze balk. Klik deze aan om het resultaat te bekijken.

 

Tip: Papier instellingen staat standaard op blanco papier. Als een klant voorbedrukt papier heeft kan je hier een scan van maken en deze uploaden door “blanco papier” aan te passen naar “PDF document”. Ook kan je de optie aanpassen naar voorbedrukt papier, Yuki laat dan het logo weg.

 

2. Verkoopartikelen


Zonder verkoopartikelen kan je geen factuur aanmaken. Je moet hier minstens 1 artikel aanmaken en deze koppelen aan een grootboek. Bij het aanmaken van een factuur kan je de omschrijving, btw code en het bedrag altijd nog aanpassen. Het grootboek waarop geboekt wordt kan je alleen koppelen bij het aanmaken van een verkoopartikel.

Een klant kan verkoopartikelen zelf aanmaken. Hij kan niet het rekeningschema wijzigen als hij een verkoopartikel aan een nieuwe grootboek wil koppelen.

 

Het werken met verkoopartikel is handig wanneer regels herhaaldelijk terugkomen. Bij een restaurant kunnen bijvoorbeeld artikelen zoals Coca Cola en Fanta opgevoerd worden met een prijs en btw. Tijdens het factureren hoef je dan niet elke keer de prijs en omschrijving aan te passen.

 

Het is mogelijk een prijslijst te importeren. Lees hierover meer in Premium Partner Support.


3. Relaties


Om te kunnen factureren moet er een relatie aangemaakt worden. Als er al eerder facturen van deze klant in Yuki zijn gescand bestaat de relatie al en hoef je deze niet opnieuw aan te maken.

 

Let er op dat bij de relaties een e-mailadres is ingevuld als je via Yuki wilt gaan factureren. Wanneer je een factuur klaar zet zal Yuki het ingevulde e-mailadres voorstellen voor verzending.

 

Het is mogelijk een lijst met relaties te importeren. Lees hierover meer in Premium Partner Support.

 

4. Instellen herinneringen


In de verkoopmodule staat links in beeld de optie “Instellingen herinneringen”.

Hier voeg je onder het tabblad “Lay-outs” eenmalig templates toe met bijvoorbeeld titels als:

  • Herinnering na 30 dagen

  • Herinnering na 45 dagen

  • Herinnering na 60 dagen

  • In gebreke stelling

 

Deze templates maak je eenmalig aan waarna je bij het aanmaken van een herinnering alleen nog maar hoeft aan te klikken welke herinnering gebruikt moet worden. De aangemaakte lay-outs worden dan gebruikt.