Rollen worden in Yuki gebruikt om rechten te regelen. Door iemand een rol toe te kennen, kun je iemand extra rechten geven. Elke gebruiker heeft bepaalde basisrechten. De rechten kunnen worden bekeken en gewijzigd door rechts boven te klikken op Domein. In dit scherm kunnen gebruikers ook worden verwijderd door op het rode kruisje te klikken. In de rechtenmatrix zie je welke gebruiker tot welke administratie toegang heeft.

 

Basisrechten van elke gebruiker:

Ook gebruikers zonder rollen hebben rechten in Yuki. Je hoeft dus niet perse iemand een rol toe te kennen. Elke gebruiker heeft in Yuki de volgende rechten:

»
Scannen, uploaden of mailen van documenten
» Vragen stellen aan Yuki
» Documenten bekijken met het beveiligingsniveau "alle gebruikers"
» Nieuwe documenten aanmaken
» Dossiers bekijken en nieuwe dossiers aanmaken
» Adressen bekijken, aanmaken en wijzigen
» Eigen e-mailbox
beheren
» Agenda bekijken en nieuwe afspraken maken
» Taken bekijken en aanmaken

LET OP : Een speciale rol is, kijkgebruiker. In die rol kun je nooit iets uploaden/scannen, aanpassen of aanmaken.

Speciale rol kijkgebruiker:

Een gebruiker met deze rol kan in een domein uitsluitend gegevens inzien, aanmaken, wijzigen of documenten uploaden is met deze rol niet mogelijk. Deze kijkgebruiker-rol kan met alle andere Rollen gecombineerd worden. Om bijv. iemand alle financiële gegevens te laten inzien, zonder deze te kunnen wijzigen, zet je deze persoon zowel in de rol "Financiële administratie" als de rol "Kijkgebruiker".

 

Extra rechten verkoop:

» Verkoopfacturen aanmaken en versturen
» Verkoop- en omzetlijsten bekijken
» Verkoopinformatie per klant bekijken
» Openstaande facturen per klant bekijken

 

Extra rechten inkoop:

» Inkooplijst bekijken
» Inkoopfacturen bekijken
» Saldilijst leveranciers bekijken
» Betaallijst inzien

» Facturen in een betaalbestand plaatsen (kan het betaalbestand niet definitief maken)

 

Extra rechten Financiële administratie

Iemand met de rol Financiële administratieheeft alle rechten van de rol Verkoop plus de volgende rechten:
» Financiële monitor bekijken
» Bankafschriften bekijken
» Bezittngen en schulden bekijken (Winst- en verliesrekening)
» Omzet en kosten bekijken
» Doorzoomen naar grootboekkaarten
» Alle documenten bekijken in de archiefmappen Verkoop, Inkoop, Bank, Belastingen en Financiële documenten.

» Factuurbewerkingen doen vanaf het document

» Bladeren tussen grootboekkaarten (prev en next)

» Acties vanuit de grootboekkaart uitvoeren

» Acties vanuit deb en cred kaart uitvoeren (matchen, afboeken, betaalwijze veranderen etc.)

» Acties vanuit een banktransactie uitvoeren (matchen, boeken en splitsen)

 

Extra rechten Externe accountant:
Een Extern accountant heeft de rechten van iemand met de rol Financiële administratie. Tevens geeft deze rol toegang tot diverse extra overzichten en functies:

» Journaalposten bekijken
» Memoriaalboekingen aanmaken
» Openstaande posten matchen
» Factuurbewerkingen uitvoeren (zoals kosten spreiden, grootboek wijzigen, BTW info wijzigen)

» Proef- en saldibalans bekijken
» Financiële gegevens exporteren
» XML auditfile aanmaken
» Administraties bevriezen

» Standaard waarden bij relaties aanmaken/wijzigen

 

Extra rechten directie:
» Aanmaken van taaksoorten

» Aanmaken archiefmappen (dit is de enige rol met dit recht)

» Aanmaken tabbladen (HRM mag dit ook, maar alleen in de ordner Personeel)

» Gebruikers toevoegen

» Toegangscontrole regelen

» Goedkeuring declaraties 

» Gebruikers nieuw wachtwoord sturen 


Een Directeur heeft alle rechten van de rollen HRM, Verkoop.
Hij of zij heeft niet automatisch de rechten van de Externe accountant. Wil hij of zij deze rechten ook, doen moet ook de rol Externe accountant toegewezen worden aan deze gebruiker.


Extra rechten HRM

» Inzage in de archiefmap "Personeel".

» Aanmaken tabbladen in archiefmap "Personeel"

Op die manier kunnen vertrouwelijke documenten zoals salarisgegevens, arbeidscontracten en beoordelingsgesprekken afgeschermd worden van de basisgebruiker.

 

Speciale rol Security Manager

Met deze rol is het mogelijk om andere gebruikers de rollen Security Manager en Procuratie toe te kennen. Deze rol dient wel in combinatie met de Directie rol te worden gebruikt. De eigenaar zit niet in de rol Security Manager, maar heeft wel altijd de bijbehorende rechten. De rol Security Manager is bedoeld om naast de eigenaar nog iemand anders rechten te geven om de Procurement rollen uit te delen.

 

Speciale rol Procuratie

Indien betaallijst beveiliging is ingeschakeld, is deze rol in combinatie met de Financiële administratie rol vereist om SEPA bestande te mogen aanmaken.