Documenten aanleveren

Je administratie in Yuki wordt opgebouwd aan de hand van de documenten en banktransacties die je aanlevert. In dit artikel wordt beschreven hoe je dit zo efficiënt mogelijk voor documenten kunt doen.

Belangrijk is om je administratie(s) zo actueel mogelijk te houden. Raadzaam is om:

• zakelijke PDF-facturen direct door te sturen naar het Yuki e-mailadres van een administratie
• zakelijke bonnetjes direct of elke avond te scannen met de Yuki Assistant app.
• correspondentie van de Belastingdienst en zakelijke papieren facturen direct bij ontvangst te scannen. Stuur de scans vervolgens direct door naar het Yuki e-mailadres van een administratie.
• wanneer een bankrekening niet kan worden gekoppeld met Yuki de gedownloade elektronische bankbestanden regelmatig (minimaal elk kwartaal) aan te leveren. 

TIP!
Via de 'Adobe Scan' app of de scanfunctie van je Smartphone kun je goede scans maken.

Het is niet altijd goed te bepalen of bepaalde uitgaven zakelijk of privé zijn. Yuki hanteert daarom de regel dat alle bonnetjes en facturen die je aanlevert, zakelijk zijn. Yuki zal ze dan ook als zodanig boeken. Mocht je accountant of fiscaal adviseur achteraf van mening zijn dat de kosten niet als zakelijk aan te merken zijn, dan kan hij of zij ze eenvoudig weer als privé aanmerken.

Eerst documenten dan banktransacties

Voor een optimale verwerking door Yuki is het gewenst dat je eerst de facturen scant en aanlevert voordat je de banktransacties aanlevert.

Aanleveren per administratie

Als er meer dan één administratie in je domein wordt gevoerd, moet je de documenten per administratie aanleveren. Sorteer dan voordat je gaat scannen de documenten per administratie. Het is tevens aan te bevelen om alles gesorteerd per type document aan te leveren. Dus eerst bijvoorbeeld alle verkoopfacturen, daarna alle inkoopfacturen, daarna alle bonnetjes en als laatste de bankbestanden en creditcardafschriften.

Scannen en uploaden

Scannen voorbereiden

• Verwijder nietjes, paperclips etc.
• Zorg dat alle velletjes los van elkaar zijn, zodat ze niet aan elkaar ‘kleven’ tijdens het scannen.
• Tel het aantal vellen papier dat je op de scanner legt, zodat je achteraf kunt controleren of elk velletje is meegekomen.
• Scan in batches van maximaal 25 vellen, dat maakt het controleren achteraf eenvoudiger.
• Zorg dat documenten die uit meer dan één vel bestaan ook na elkaar gescand worden.
• Let op of er op de achterkant van een document belangrijke informatie staat die we nodig hebben voor de administratie.

Je mag de documenten in JPG- en PDF-formaat aanleveren.

LET OP!

Bij PDF moet je er zelf voor zorgen dat je maar één factuur per PDF aanlevert. Een factuur die uit meer dan één blad bestaat, moet je dus in één keer scannen. PDF-bestanden kunnen achteraf ook worden samengevoegd. In het scherm worden de samengevoegde PDF-bestanden als één factuur getoond maar het blijven echter aparte PDF-bestanden.

Yuki kan achteraf geen aangeleverd PDF-bestand opsplitsen.

Controleren van aantal bladzijden

Nadat je de documenten gescand (en geüpload) hebt, toont Yuki een scherm met de opgeslagen documenten. Controleer of het aantal overeenstemt met het aantal dat je eerder hebt geteld. Mocht er een bladzijde ontbreken, scan die dan nogmaals. 

Voor een uitgebreide beschrijving van het uploaden van bestanden zie artikel Bestanden uploaden vanuit Postbus.

TIPS!

• Sommige scanners hebben software waarmee je ook kunt scannen naar Dropbox of Google Drive. Wanneer je Dropbox of Google Drive hebt gedeeld met Yuki vind je de gescande documenten terug in de Postbus bij Historie of Digitale post.
• Heeft je scanner een mailfunctie dan kun je ook gebruik maken van het e-mailadres voor documenten in Yuki om je documenten aan te leveren. Dit e-mailadres vind je in 'Mijn domein'.
  
  LET OP!
  Alle bestanden in de e-mail die groter zijn dan 100 KB komen als document in de te verwerken documenten workflow in Yuki terecht.

Bonnetjes

Werk je af en toe met bonnetjes, scan deze dan gewoon per bon. In Postbus kun je via Scan formulieren een scanformulier printen waar je het bonnetje op kunt plakken zodat het met de andere documenten mee gescand kan worden.

Werk je veelvuldig met bonnetjes dan kun je beter de bonnetjes verzamelen en één maal per week of maand een lijstje maken van gelijksoortige bonnetjes zoals bijvoorbeeld alle parkeerbewijzen, benzinebonnen en/of lunchbonnen. Hierop moet de datum, bedrag en eventueel btw-bedrag vermeld worden. Ook dient het totale bedrag en btw-bedrag vermeld te worden. Yuki heeft voorbeeldformulieren voor dit soort uitgaven. Yuki heeft ook een onkostendeclaratieformulier, waarop je zelf alle uitgaven die je privé hebt betaald in één keer kunt declareren.

Benzinebonnen

Als je veel zakelijke kilometers rijdt, is het aan te raden om te werken met een brandstofkaart. Dat levert minder administratief werk op (bespaart dus kosten) en is beter als bewijs aan de Belastingdienst. Kijk bijvoorbeeld eens naar www.mkb-brandstof.nl.

Herinneringen en aanmaningen

Aanmaningen en herinneringen hoeven normaal gesproken niet geboekt te worden in de administratie. Alleen als er op de aanmaning een boete of rente staat die betaald moet worden, dien je de aanmaning aan te leveren.

Staat er op de aanmaning een factuur die nog niet in je administratie voorkomt, vraag dan aan de leverancier een kopie van die factuur. Dat is nodig voor de afhandeling van de btw.

Verkoopfacturen

Yuki beschikt over Yuki Factuur waarmee je verkoopfacturen kunt maken, printen of per e-mail kunt versturen. De facturen die je daarin maakt worden direct geboekt en gearchiveerd.

Yuki Factuur is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.

Verkoopfacturen die je buiten Yuki maakt, kun je uiteraard ook ter verwerking aanbieden. Dat kan in de vorm van een scan (zoals inkoopfacturen) maar je kunt ook een Word document of PDF aanleveren.
Zorg in alle gevallen dat het KvK-nummer, btw-nummer en/of bankrekeningnummer van je onderneming op de factuur vermeld staan.

TIP!

Wanneer je gebruikt maakt van briefpapier maar de verkoopfacturen op blanco papier of als PDF aanlevert aan Yuki, kun je deze rechtstreeks in de ordner 'Verkoop' plaatsen, zie artikel Geprinte verkoopfacturen (zonder briefpapier) aanleveren.

Salarisverwerking

Indien je accountant ook de salarissen voor je verwerkt dien je de loonjournaalpost en andere salaristransacties aan te leveren.

Overige documenten

Lever alle documenten aan die van belang kunnen zijn voor het verwerken van je administratie. Denk aan belastingaanslagen, boetes, treinkaartjes etc. Liever één document te veel dan één te weinig.