Tussentijdse cijfers importeren

In Yuki kun je transacties importeren van ná de startdatum van je administratie in Yuki. Deze tussentijdse cijfers van een lopend boekjaar importeer je vanuit het oude softwarepakket. Om dat te doen moet je een aantal stappen doorlopen. Om je bij elke stap goed te begeleiden hebben we een Import Wizard gemaakt die je stap voor stap door het proces leidt.

Gecombineerde financiële import

Om de tussentijdse en de cijfers van afgesloten boekjaren gecombineerd te importeren in een administratie selecteer je bij de in dit artikel beschreven 'Stap 2: Importeren (grootboek)transacties lopend boekjaar' ook één of meer auditfiles die de transacties van één of meer afgesloten boekjaren bevatten (zie artikel Historische cijfers importeren).

Daarnaast moet bij dit type import de startdatum van een administratie worden ingesteld op het 'oudste' jaar. Wil je bijvoorbeeld de cijfers importeren van 2019, 2020 en 2021 dan stel je de startdatum in op 2019.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan tussentijdse cijfers importeren.

Op dit moment kunnen alleen de tussentijdse cijfers van Yuki, AccountView, Unit4, Unit4 Multivers, Unit4 Multivers API, Multivers, Multivers API, AFAS, Profit, Exact Online, Twinfield, ExpertM en Snelstart worden geïmporteerd. 

Klik op de video om te zien hoe je het gehele import proces doorloopt!

Tijdens het doorlopen van de Import Wizard wordt je gevraagd of je de openstaande debiteuren, crediteuren en/of vaste activa wilt importeren. Hieronder staan de bijbehorende voorbeeldbestanden:

• Openstaande debiteuren (CSV-bestand)
• Openstaande crediteuren (CSV-bestand)
• Vaste activa (CSV-bestand).

De Import Wizard bestaat in totaal uit negen stappen die je moet doorlopen. Gebruik onderstaand menu om snel naar een onderdeel in dit artikel te springen:

1. Import voorbereiden
2. Tussentijdse (grootboek)transacties importeren
3. Controleren of de import goed is verlopen
4. Koppelen met rekeningschema Yuki
5. Boekingen aanmaken
6. Openstaande debiteuren (CSV-bestand) importeren. Deze stap is optioneel.
7. Openstaande crediteuren (CSV-bestand) importeren. Deze stap is optioneel.
8. Vaste activa (CSV-bestand) importeren. Deze stap is optioneel.
9. Import completeren.

De CSV-bestanden moeten zijn opgebouwd volgens het Yuki import formaat. 

Vanuit AccountView, Exact Online en Twinfield worden de tussentijdse transacties, de openstaande debiteuren en de openstaande crediteuren in één keer geëxporteerd naar hetzelfde auditfile.

Bij het importeren vanuit Accountview, Exact Online en Twinfield kun je stap 6 en 7 dus overslaan!

Na de import van de tussentijdse cijfers is het mogelijk om:

• Historie te bekijken
• Geïmporteerde bestanden aan te passen
• Gehele import te verwijderen
• Alleen het transactie- importbestand te verwijderen.

De import Wizard kan vanuit twee plaatsen in Yuki worden opgestart:

• Klik op het icoon Backoffice in de navigatiebalk en vervolgens in het nu geopende scherm op Importeren 
• Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik vervolgens in op Importeren.

Klik in het nu geopende scherm op de knop Historische data importeren. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Als je in je domein meerdere administraties voert word je eerst gevraagd een administratie te selecteren.

Daarna kom je in de eerste van in totaal negen stappen van de Import Wizard. Hieronder worden elk van de negen stappen van de Import Wizard beschreven.

Stap 1: Import voorbereiden

Voordat je gaat importeren dien je eerst te zorgen dat je administratie instellingen, je rekeningschema en enkele andere zaken goed staan. Je kunt het importproces wel onderbreken maar het proces doorloop je veel sneller als je eerst een aantal zaken hebt voorbereid.

• Zorg dat je administratieprofiel volledig is ingevuld.
  Het belangrijkste is daarbij dat je de juiste rechtsvorm hebt gekozen en de startdatum van het eerste boekjaar hebt ingesteld. Daarnaast controleer je of de aandeelhouders, eigenaar/bestuurder(s) en eventuele deelnemingen zijn ingevuld.
• Maak alle bankrekeningen (en creditcards) aan die je in de oude administratie gebruikt hebt en waar nog een saldo op staat.
  Tijdens het aanleggen van een bankrekening wordt direct ook een grootboekrekening aangemaakt. Die heb je straks nodig bij het importeren van de tussentijdse gegevens.
• Doorloop het rekeningschema en zorg ervoor dat je alle rekeningen hebt aangemaakt en geactiveerd (ingeschakeld) die je voorheen in de oude administratie gebruikt hebt.
  
• Indien je ook met vaste activa te maken hebt in je administratie zorg dan dat voor alle vaste activa rekeningen de 'groepsinstellingen' goed zijn gedefinieerd.
  Voor de import is het belangrijk dat bekend is welke afschrijvingsrekening bij welke investeringsrekening hoort.

Als je alle voorbereidingen hebt getroffen ga je verder met de volgende stap.

Stap 2: (grootboek)transacties lopend boekjaar importeren

Als eerste gaan we de tussentijdse transacties van het lopend boekjaar uit het oude softwareprogramma importeren. Je kunt vanuit het 'oude' pakket de Auditfiles type XAF (vanaf 3.0) van het lopend boekjaar exporteren en deze vervolgens in één keer in stap 2 van de tussentijdse import importeren.

LET OP!

Het is in Yuki niet toegestaan om uit het oude softwareprogramma de tussentijdse transacties te importeren die op de grootboekrekening '09999 Resultaat lopend boekjaar' zijn geboekt.

Aanleveren van het import bestand

Sleep het import bestand(en) op het grijze vlak of klik op het grijze vlak om het bestand(en) op je computer op te zoeken en te uploaden. Er wordt nu een check uitgevoerd of het bestand(en) aan alle technische vereisten voldoet. Daarna worden alle (grootboek)transacties van het lopende jaar geïmporteerd.

Stap 3. Controleer of de import goed is verlopen

In deze stap tonen we alle transacties die in het importbestand stonden. Dit zou één op één hetzelfde moeten zijn.

Om de controle van de import te vergemakkelijken is het mogelijk om de getoonde kolommen oplopend of aflopend te sorteren.

Mochten op een bepaalde datum de transacties niet in evenwicht zijn (per saldo niet op 0,00 uitkomen) dan staat er een knop in de taakbalk waarmee je de onevenwichtigheid kunt 'repareren'. We maken dan op elke datum waarop dat voorkomt een extra transactie aan op 'Rekening onbekend'.

Zie je teveel fouten of is het importbestand niet compleet, verwijder dan in deze stap het geïmporteerde transactie-bestand weer.

Als je in stap 3 het importbestand verwijdert zullen boekingen die eventueel in stap 5 van de Import Wizard werden aangemaakt ook worden verwijderd.

Als de import juist is, ga je verder met de volgende stap.

Stap 4. Koppelen met rekeningschema Yuki

In deze stap dien je het rekeningschema uit het oude pakket te koppelen aan het schema in Yuki. Je kunt de rekeningen automatisch of handmatig koppelen. Daarnaast kun je de gemaakte grootboekkoppelingen exporteren en vervolgens weer gebruiken in een ander domein door deze te importeren.

Tijdens het koppelen van de grootboekrekeningen kunnen de volgende rekeningen in Yuki niet worden gekoppeld (deze worden dan ook niet getoond): 

• 23000 Betalingen onderweg
• 23300 Tussenrekening pinbetalingen
• 23310 Tussenrekening creditcard betalingen
• 23320 Tussenrekening iDEAL betalingen
• 23330 Tussenrekening online betalingen
• 09999 Resultaat lopend boekjaar.

De bovengenoemde tussenrekeningen worden meegenomen in de controles van de kwaliteitsmonitor waardoor het totaalcijfer (score van alle controles) zou worden beïnvloed. De grootboekrekening 'Resultaat lopend boekjaar' gebruikt Yuki om het resultaat (van de winst- en verliesrekening) te berekenen en vervolgens te boeken op de desbetreffende balansrekening.

Automatisch koppelen

Gebruikte je in het oude softwareprogramma een rekeningschema dat sterk lijkt op dat van Yuki of wil je een administratie overhevelen vanuit een ander yuki domein. dan kun je de rekeningen die dezelfde code hebben al direct automatisch koppelen. Gebruik daarvoor de knop Match gelijke codes bovenin je scherm.

Handmatig koppelen

Koppel één voor één de oude rekening aan de corresponderende rekening in Yuki. De bovenste rekening van het oude schema (linkerkolom) is automatisch al geselecteerd. Ga naar de rekening in het Yuki schema (rechterkolom), gebruik hiervoor desgewenst het zoekveld rechtsboven in je scherm. Klik vervolgens op de Yuki rekening. 

Er verschijnt direct een melding in je scherm dat de koppeling (tussen de twee rekeningen) wordt bewaard. 

De te koppelen oude rekening verdwijnt.

Is de rekening die je wenst te koppelen nog niet beschikbaar in het schema van Yuki klik dan bij de oude rekening op het teken rechts van de omschrijving.

Deze rekening wordt dan tijdelijk verborgen.  Ben je klaar met het koppelen van alle rekeningen dan kun je de rekening(en) waarvoor je nog een rekening in Yuki moet aanmaken weer zichtbaar maken door bovenin je scherm op de knop Toon verborgen grootboekrekeningen te klikken.

Wanneer alle grootboekrekeningen (ook de verborgen) zijn gekoppeld verschijnt de melding in je scherm dat het koppelen is voltooid.

Koppelingen exporteren en importeren

Als je de Import Wizard nogmaals wenst te gebruiken voor een ander domein dan kun je de koppelingen die je hebt gemaakt exporteren door rechtsboven in je scherm te klikken op de knop Exporteren en deze als een CSV-bestand bewaren op je computer. Je kunt dat bestand dan later hergebruiken in een nieuw domein door het daar te importeren door te klikken op de knop Importeer grootboekkoppelingen. Er volgt altijd een melding of je de bestaande grootboekkoppelingen wilt overschrijven.

Koppelingen controleren en verwijderen

Controleer de gemaakte koppelingen nogmaals goed voordat je verdergaat met de volgende stap. Dat doe je door linksboven in je scherm in het dropdown menu de optie Al gematchted te selecteren.

Je ziet hier de oude rekening en de gekoppelde Yuki rekening. Klik op het rode kruisje om de koppeling te verbreken. Vervolgens selecteer je in dropdown menu de optie Nog te matchen om de koppeling opnieuw te leggen.

Als de koppelingen compleet en correct zijn, ga je verder met de volgende stap.

Stap 5: Boekingen aanmaken

Nu de import compleet is en alle oude rekeningen gekoppeld zijn aan de Yuki rekeningen kun je van de geïmporteerde transacties vervolgens boekingen aanmaken in Yuki.

Als je op de knop Boekingen aanmaken klikt gaat Yuki alle boekingen aanmaken. Het aanmaken van de boekingen kan bij grotere administraties meerdere minuten duren.

TIP!

Je ontvangt een e-mail van Yuki wanneer het importeren van het transactie-importbestand  begint en eindigt.

Ververs je scherm zodat het volgende scherm wordt geopend:

Hier zie je alle aangemaakte boekingen per transactieregel. De transacties worden geboekt op de desbetreffende grootboekrekeningen, Yuki zal de bijbehorende bankregels, in- en verkoopfacturen (documenten), beginbalans en openstaande posten direct aanmaken. Deze zullen vervolgens door Yuki zoveel mogelijk automatisch worden gematcht (Smart Matching).

Indien er relatiegegevens beschikbaar zijn bij de transacties worden ook de relaties aangemaakt.

Regels met een bedrag van 0,00 worden overgeslagen.

Wanneer een in- of verkoopfactuur uit meerdere factuurregels bestaat zal Yuki hiervan een memoriaalboeking aanmaken:

Er verschijnt een melding in je scherm dat de boekingen succesvol zijn aangemaakt. Je kunt nu verder met de volgende stap.

Stap 6: Openstaande debiteuren importeren (optioneel)

Bij het importeren vanuit Accountview, Exact Online en Twinfield kun je stap 6 overslaan.

Zijn er geen openstaande debiteuren dan kun je direct verdergaan met de volgende stap door te klikken op de knop Volgende stap.

In deze stap worden de facturen van klanten die open staan aangemaakt. Daarvoor dient een CSV-bestand gebruikt te worden met het volgende formaat:

Het Yuki importformaat voor openstaande facturen

Het importbestand moet een CSV-bestand zijn met de volgende 10 kolommen:

De eerste regel van het importbestand moet de kolomnamen bevatten. Je bent vrij om de kolomnamen te bepalen maar de volgorde en het aantal van de kolommen moet altijd zijn zoals hierboven beschreven.

Sleep het import bestand(en) op het grijze vlak of klik op het grijze vlak om het bestand(en) op je computer op te zoeken en te uploaden. Er wordt nu een check uitgevoerd of het bestand(en) aan alle technische vereisten voldoet. Daarna worden alle openstaande debiteuren geïmporteerd.

Tijdens de import van het bestand wordt direct voor elke openstaande debiteur een transactieregel aangemaakt op de datum van de factuur.

Wanneer je klikt op de knop Volgende stap verschijnt de melding dat de facturen (succesvol) werden aangemaakt.

Stap 7: Openstaande crediteuren importeren (optioneel)

Bij het importeren vanuit Accountview, Exact Online en Twinfield kun je stap 7 overslaan.

Zijn er geen openstaande crediteuren dan kun je direct verdergaan met de volgende stap. Staan er wel facturen van leveranciers open volg dan stap 6 maar dan voor crediteuren.

Wanneer je klikt op de knop Volgende stap verschijnt de melding dat de openstaande facturen (succesvol) werden aangemaakt.

Stap 8: Vaste activa importeren (optioneel)

In deze stap kunnen eventuele vaste activa en de daarop afgeschreven bedragen worden geïmporteerd. Gebruik hiervoor een CSV-bestand in het onderstaande formaat.

Het Yuki importformaat voor vaste activa

Het importbestand moet een CSV-bestand zijn met de volgende 11 kolommen:

De eerste regel van het bestand moet de kolomnamen bevatten. Je bent vrij om de kolomnamen te bepalen maar de volgorde en het aantal van de kolommen moet altijd zijn zoals hierboven beschreven. 

Sleep het import bestand(en) op het grijze vlak of klik op het grijze vlak om het bestand(en) op je computer op te zoeken en te uploaden. Er wordt nu een check uitgevoerd of het bestand(en) aan alle technische vereisten voldoet. Daarna worden alle vaste activa geïmporteerd.

Tijdens de import wordt een memoriaalboeking aangemaakt per activum. Tevens wordt voor de activa waarop reeds een bedrag werd afgeschreven een memoriaalregel voor het cumulatief afgeschreven bedrag aangemaakt.

De afschrijvingskosten van de activa worden op de afschrijvingsrekening en de afschrijvingskostenrekening geboekt. Vervolgens worden deze door Yuki tegengeboekt naar 0,00 op 'Tussenrekening beginbalans activa' zodat Yuki de correcte afschrijvingskosten kan berekenen.

Wanneer je klikt op de knop Volgende stap verschijnt de melding dat de activa (succesvol) zijn aangemaakt.

Stap 9: Import completeren

In deze laatste stap van het importproces geeft Yuki het resultaat van de Smart Matching weer en wordt het saldo op de startdatum van de volgende rekeningen gecontroleerd:

• Resultaat van Smart Matching
• 11099 Tussenrekening beginbalans banken
• 13001 Tussenrekening beginbalans debiteuren
• 16001 Tussenrekening beginbalans crediteuren
• 02999 Tussenrekening beginbalans activa.

Als achter één of meerdere rekeningen een kruisje staat wil dat zeggen dat het saldo op de startdatum niet in balans is óf het desbetreffende importbestand nog niet is geïmporteerd. Door op de betreffende tussenrekening te klikken kun je het saldo controleren.

Historie bekijken
Na het succesvol doorlopen van alle stappen van de Import Wizard kun je in het startscherm van de historische import alle door Yuki aangemaakte boekingen/memorialen bekijken door bovenin je scherm te klikken op de knop Historie.

Geïmporteerde bestanden (XAF en/of CSV) aanpassen

Het kan voorkomen dat je één of verschillende importbestanden wilt aanpassen en vervolgens opnieuw wilt uploaden. Je opent de Import Wizard weer door bovenin je scherm op de knop BO te klikken, vervolgens klik je links in je scherm op Importeren en klik je tenslotte bovenin je scherm op de knop Historische data importeren. De laatste stap van de Import Wizard nl. 'Stap 9: Completeer de import' wordt weer geopend.

In de historische Import Wizard kun je stappen 'terug' gaan, vanuit stap 9 kun je op stap 8, 7, 6 etc. klikken.

Linksboven in de stappen 3, 6, 7 en 8 vind je de knop Verwijderen.

Klik je op de knop Verwijderen dan zal Yuki het desbetreffende importbestand en alle daarbij behorende boekingen/memorialen verwijderen.  

Gehele import verwijderen

Wil je de gehele import van de tussentijdse cijfers opnieuw doen dan dien je stap voor stap alle stappen in de Import Wizard terug te gaan en de desbetreffende geïmporteerde bestanden te verwijderen. De grootboekkoppelingen zullen echter wel blijven bestaan. 

Wil je deze koppelingen aanpassen dan moet je het transactie-importbestand verwijderen en vervolgens opnieuw uploaden. Je doorloopt alle stappen weer en kunt in stap 4 de koppelingen aanpassen. 

Alleen het transactie-importbestand verwijderen

Als de import van de openstaande debiteuren, openstaande crediteuren en vaste activa juist is maar je wilt de balanstransacties opnieuw uploaden dan kun je vanuit de historische Import Wizard in één keer op stap 3 klikken.

Klik in het nu geopende scherm op de knop Verwijderen. Het volgende scherm wordt geopend:

Klik vervolgens op de knop OK. Het volgende scherm wordt geopend: 

LET OP!

Indien je de openstaande debiteuren, openstaande crediteuren of vaste activa hebt geïmporteerd verschijnt het onderstaande scherm wanneer je hebt bevestigd dat je deze gegevens definitief wilt verwijderen:

Door te klikken op de knop Nee, alleen transacties verwijder je alleen het transactie-importbestand. De overige importbestanden en boekingen/memorialen blijven bestaan.

Door te klikken op de knop Ja verwijder je in één keer alle importbestanden en zullen alle boekingen/memorialen worden verwijderd.

TIP!

Je ontvangt een e-mail van Yuki wanneer het verwijderen van het transactie-importbestand of alle importbestanden begint en eindigt.