Herinnering- en aanmaningsservice (automatische herinneringen)

De Yuki herinnering- en aanmaningsservice helpt je om sneller je geld te ontvangen van je klanten. Door een goed getimed en zorgvuldig proces van herinneringen en aanmaningen worden je facturen op een klantvriendelijke manier vaker onder de aandacht gebracht van je klanten. Het aanmaningenproces wordt grotendeels door Yuki bewaakt en geautomatiseerd uitgevoerd en vergt geen directe handelingen van de gebruiker. 

Alle functionaliteit van de Herinnering- en aanmaningsservice bevindt zich in de Verkoop functionaliteit. 

De Herinnering- en aanmaningsservice is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein. 

TIP!

Het is ook mogelijk om automatisch Engelse, Franse of Spaanse herinneringen en /of aanmaningen naar je klanten te sturen.

Een incassoproces kan in de praktijk uit vier stappen bestaan:

1. Versturen van herinneringen
2. Versturen van aanmaningen
3. Incasseren door incassobureau
4. Incasseren door een deurwaarder.

De herinnering- en aanmaningsservice helpt je bij de eerste twee stappen van het incassoproces. 

TIP!

In Yuki kun je ook gebruik maken van de API-koppeling met Outstanding24.

Werk je met veel verkoopfacturen en is een efficiënt debiteurenbeheer noodzakelijk dan biedt Outstanding24 een soort CRM-systeem met opties zoals belacties, mailingen, betalingsregelingen inclusief automatische herinneringen, aanmaningen, incasso en deurwaarder waarvoor automatisch een dossier wordt aangemaakt.

Outstanding24 helpt je kortom bij alle vier de bovengenoemde stappen van het incassoproces.

Voor meer informatie over de koppeling met Outstanding24 zie https://www.yukisoftware.com/nl-nl/integraties/outstanding24/

Voor een uitgebreide beschrijving over de Yuki API koppeling zie artikel Yuki API koppeling.

Hoe werkt het?

Elke dag controleert Yuki voor welke openstaande facturen een brief verstuurd moet worden. Yuki selecteert automatisch welke brief van toepassing is, maakt de brief aan en verstuurt deze per e-mail.

Automatisch versturen Engelse, Franse of Duitse herinnering

Bij het automatisch versturen van een Engelse, Franse of Duitse herinnering selecteert Yuki in de onderstaande volgorde de meest optimale te versturen herinnering of aanmaning:

• Herinneringsniveau: Yuki selecteert de herinnering lay-out van het juiste niveau 
• Betaalwijze: Yuki gebruikt bij voorkeur de herinnering lay-outs 'Automatische incasso' of 'Niet-Automatische incasso' boven de herinnering lay-out 'Beiden'.
• Taal: 
  • Yuki controleert of er al een Engelse, Franse of Duitse factuur (lay-out) is verstuurd. 
  • Yuki controleert of er bij de relatie een Engelse, Franse of Duitse standaard factuur lay-out is vastgelegd.
  • Yuki controleert of er een herinnering lay-out zonder een taal (in veld 'Taal') aanwezig is.
  • Yuki controleert of er een herinnering lay-out aanwezig is in dezelfde taal als die door de gebruiker is vastgelegd in zijn of haar persoonlijke voorkeuren.
  • Yuki selecteert de meest recent aangemaakte of gewijzigde herinnering lay-out.

Om te voorkomen dat er onterecht aanmaningen verstuurd worden, controleert Yuki eerst of de boekhouding voldoende bijgewerkt is:

• De bank mag niet ouder zijn dan 14 dagen. Dit om te voorkomen dat de klant al betaald heeft maar de administratie van de bank nog niet is bijgewerkt. Dus voor een goed werkende Yuki service is het raadzaam minimaal elke twee weken de bank te uploaden. Nog beter is het om de zakelijke betaalrekening bij je bank, indien mogelijk,te koppelen met Yuki zodat de transacties automatisch elke dag in Yuki ingelezen kunnen worden.
• Alle betalingen van de klant dienen gematcht te zijn. Om te voorkomen dat er onterecht een herinnering of aanmaning wordt verstuurd, verstuurt Yuki geen herinneringen zolang er ongematchte betalingen zijn van die klant.

De openstaande posten die via een memoriaalboeking zijn aangemaakt voor bijvoorbeeld de beginbalans lopen niet mee in de aanmaningenprocedure!

Automatisch versturen herinneringen en aanmaningen voorbereiden

Om ervoor te zorgen dat Yuki automatisch brieven (herinneringen en aanmaningen) naar je klanten verstuurd moeten de volgende zaken geregeld zijn:

• activeren van herinnering- en aanmaningsservice
• instellen van herinnering- en aanmaningsservice (o.a. vastleggen termijnen attendering, herinnering, aanmaning en ingebrekestelling) 
• controleren en aanpassen teksten en herinnering lay-outs van brieven (herinnering of aanmaning)
• blokkeren van automatisch versturen herinneringen en aanmaningen;
  • redenen blokkering van automatisch versturen herinneringen en aanmaningen
  • klant blokkeren voor ontvangst van automatische herinnering en aanmaning.
• bekijken testrapport.