Betaallijstbeveiliging

Betaallijstbeveiliging maakt het mogelijk om per documenttype aan te geven of deze direct in de betaallijst mogen worden gezet of dat ze standaard eerst ter goedkeuring de betaalstatus 'In behandeling' moeten krijgen.

Documenten met de betaalstatus 'In behandeling' moeten handmatig worden vrijgegeven voordat ze in de betaallijst zichtbaar worden.

Alleen de eigenaar van het domein (rol 'Directie') en een gebruiker met de rol 'Directie' én 'Security manager' kunnen de betaallijstbeveiliging instellen. De eigenaar van het domein krijgt automatisch de rol 'Security manager'.

Wanneer je de betaallijstbeveiliging in een administratie instelt, geldt deze beveiliging voor alle administraties in je domein.

TIP!

Wanneer je gebruikt maakt van Yuki Workflow kan de betaallijstbeveiliging kan nog strikter worden gemaakt door een automatische goedkeuringsprocedure voor facturen op te zetten.

De betaallijst kent drie lijsten: 

• Betaalbaar gesteld: alle posten die handmatig of via een SEPA betaalbestand betaald kunnen worden
• In behandeling: alle posten die eerst moeten worden goedgekeurd (vrijgegeven) voordat ze betaald kunnen worden
• Onderweg: alle posten die al betaald zijn maar nog gematcht moeten worden met de betaling.

Met behulp van de betaallijstbeveiliging kan de Security manager sturen:

• Welke documenten standaard op betaalstatus In behandeling worden gezet of direct Betaalbaar gesteld kunnen worden
• Welke (gebruikers)rol de documenten In behandeling mag goedkeuren
• Wie (één of meer gebruikers) de documenten via een SEPA betaalbestand mag betalen (rol 'Procuratie').

Indien de betaallijstbeveiliging niet is ingeschakeld komen te betalen documenten direct in de betaallijst terecht. Elke gebruiker met de rol 'Financiële administratie', 'Externe accountant') of 'Directie' kan dan een SEPA betaalbestand aanmaken, wijzigen, definitief maken en naar de bank versturen.

Betaallijstbeveiliging instellen

Beweeg met je muis boven het icoon Bank in de navigatiebalk en klik vervolgens op Betaallijst. 

Klik vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Instellingen.

Het volgende scherm wordt geopend:

Schakel de betaallijstbeveiliging in door deze te selecteren. Het volgende scherm wordt geopend:

De Security manager selecteert hier:

• documenten die standaard op betaalstatus In behandeling worden gezet. Wanneer salarisstroken standaard de betaalstatus 'In behandeling' krijgen geldt dit ook voor de aangiften loonheffing.
• de rol die gebruikers moeten hebben om documenten In behandeling goed te keuren.
• Welke gebruikers een SEPA betaalbestand mogen aanmaken of wijzigen om documenten te betalen. Deze gebruikers moeten natuurlijk wel al financiële rechten (rol 'Financiële administratie' of 'Externe accountant') hebben of de rol 'Directie'.

Documenten 'In behandeling' goedkeuren

Afhankelijk van de betaallijstbeveiliging kunnen alle gebruikers met een bepaalde rol (standaard is 'Directie') alle documenten die standaard op betaalstatus In behandeling zijn gezet goedkeuren. 

Om alle geselecteerde documenten goed te keuren klik je op de knop Vrijgeven voor betaling. De facturen komen nu in de betaallijst te staan met betaalstatus Betaalbaar gesteld. 

Afhankelijk van de betaallijstbeveiliging kunnen alle gebruikers met een bepaalde rol (standaard is 'Directie') documenten die betaalbaar zijn gesteld altijd weer selecteren en In behandeling zetten door te klikken op de knop In de wacht gezet.

Documenten met betaalstatus Onderweg kunnen opnieuw betaalbaar gesteld worden door de desbetreffende documenten te selecteren en vervolgens te klikken op de knop Zet in betaallijst.

SEPA betaalbestand aanmaken

Afhankelijk van de betaallijstbeveiliging kunnen alle gebruikers met procuratierechten documenten via een SEPA betaalbestand betalen. 

Om alle geselecteerde documenten met de betaalstatus Betaalbaar gesteld in een concept SEPA betaalbestand op te nemen klik je op de knop Bereid betaling voor.

Rechtsboven wordt het totaalbedrag getoond van alle documenten die in het concept SEPA betaalbestand zijn opgenomen.